ระบบบริหารงานธุรกิจ (Financial Management System)
ระบบบริหารงานธุรกิจ ประกอบด้วย
ระบบบัญชี (General Ledger System)
ระบบบัญชีเป็นระบบที่รองรับรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากกระบวนการต่างๆ ทางธุรกิจ ซึ่งท่านสามารถกำหนดข้อมูลพื้นฐานทางบัญชีได้ตามโครงสร้างของบริษัทและผังบัญชีของบริษัท ซึ่งรายการทางบัญชีจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำธุรกรรมต่างๆ ในแต่ละระบบงาน และระบบบัญชีจะรองรับการคำนวณสินค้าคงคลังทั้งแบบ Periodic และ Perputual รวมถึงอัตโนมัติคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์และสินค้าคงคลังด้วย
ระบบบัญชี ประกอบด้วย:
ระบบซื้อ / ระบบขาย (Purchase System / Sale System )
- เป็นศูนย์กลางของข้อมูลรายการทางธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการทำธุรกรรมการซื้อหรือขาย ตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงการออกใบกำกับภาษีและส่งของ
- สามารถตรวจสอบระดับสต๊อกของสินค้าคงคลัง ราคาต่อหน่วยจากตารางการขาย ได้ทันที
- ระบบไม่อนุญาตให้มีการขายที่ต่ำกว่าราคาในตารางการขาย นอกจากจะมีผู้อนุมัติในการขายแต่ละครั้ง
- ระบบอนุญาตให้กำหนดระดับการอนุมัติได้หลายระดับหรือการอนุมัติจากผู้มีอำนาจมากกว่า 1 คนขึ้นไป
- ระบบจะตรวจสอบเครดิตของลูกค้าให้อัตโนมัติเมื่อมีการทำธุรกรรมกับลูกค้ารายนั้นๆ ซึ่งถ้าลูกค้ามีเครดิตต่ำกว่าที่ตั้งไว้ระบบจะไม่อนุญาติให้มีการทำธุรกรรมนอกจากมีผู้อนุมัติในแต่ละครั้ง
- ระบบจะคำนวณหาประมาณการวันที่จะจัดส่งสินค้าได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสอบถามหรือสั่งซื้อสินค้า
- ระบบอนุญาตให้มีการกำหนดเงื่อนไขค่าคอมมิชชั่นและคำนวณค่าคอมมิชชั่นให้กับพนักงานขายตามเงื่อนไขที่กำหนด ซึ่งจะอัตโนมัติส่งข้อมูลไปยังระบบลูกหนี้ ระบบเงินเดือนและระบบบัญชี
- ระบบจะปรับปริมาณสินค้าที่รับเข้าหรือส่งออก จากใบสั่งซื้อหรือใบรับสั่งสินค้าเมื่อมีการรับของหรือส่งของให้ลูกค้าให้โดยอัตโนมัติ
- ท่านสามารถกำหนดการโปรโมชั่นและส่วนลดของสินค้าแต่ละประเภทได้
- ระบบมีการติดต่อและส่งข้อมูลด้วยระบบ EDI: Electronic Data Interchange ระหว่างธุรกิจซึ่งจะเป็นการส่งเอกสารต่างๆ โดยอัตโนมัติเช่นการส่งใบเสนอราคา เมื่อลูกค้ามีการสอบถาม หรือการส่งใบสั่งซื้อเมื่อต้องการสั่งซื้อสินค้า
ระบบซื้อ ประกอบด้วย :
ระบบขาย ประกอบด้วย :
ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System)
- สามารถตรวจสอบดูความเคลื่อนไหวและตรวจสอบสถานะของเอกสารสำคัญในระบบลูกหนี้ได้เช่น Invoice ขาย ใบลดหนี้
- มีรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับลูกหนี้เช่นรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ สถานะลูกหนี้
- ข้อมูลต่างๆที่เกิดขึ้นจะถูกส่งไปยังระบบบัญชีโดยอัตโนมัติเช่นจาก Invoice, การรับชำระ และเลขที่บัญชีที่ใช้จะสามารถดูแยกย่อยได้เป็นรายสินค้าหรือรายละเอียดต่างๆ
ระบบลูกหนี้ ประกอบด้วย :
ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System)
- สามารถตรวจสอบดูความเคลื่อนไหวและตรวจสอบสถานะของเอกสารสำคัญในระบบเจ้าหนี้ได้เช่น Invoice ซื้อ ใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้
- มีรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับลูกหนี้เช่นรายงานวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ สถานะเจ้าหนี้
- ข้อมูลต่างๆที่เกิดขึ้นจะถูกส่งไปยังระบบบัญชีโดยอัตโนมัติเช่นจาก Invoice, การจ่ายชำระ และเลขที่บัญชีที่ใช้จะสามารถดูแยกย่อยได้เป็นรายสินค้าหรือรายละเอียดต่างๆ
ระบบเจ้าหนี้ ประกอบด้วย :
ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory System)
- สามารถทำงานได้กับทุกระบบคลังสินค้าเช่น คลังสินค้าสำเร็จรูป, คลังวัตถุดิบ, คลังอะไหล่และสินทรัพย์ถาวร
- ระบบสามารถกำหนดสินค้าได้ในลักษณะแบบ Tree ซึ่งแต่ละสินค้าจะมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันและมีคุณสมบัติของการสืบทอด
- ระบบจะเตือนในท่านทราบเมื่อปริมาณสต๊อกลดลงถึงระดับที่ควรสั่งซื้อ
- สามารถใช้ระบบ Barcode สำหรับควบคุมสินค้าในคลังได้
- สามารถควบคุมสินค้าในคลังสินค้าได้ละเอียดถึงสถานที่เก็บของสินค้า
- สามารถเลือกวิธีการคิดต้นทุนสินค้าในคลังได้หลายแบบได้แก่ Average, FIFO, LIFO, Moving Average ตามสินค้าและอัตโนมัติคำนวณต้นทุนสินค้าและค่าเสื่อมราคาของสินค้าแต่ละรายการ
- สามารถโอนข้อมูลสินค้าจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งหรืออีกคลังหนึ่งไปยังอีกคลังหนึ่งได้
- สามารถวางมัดจำได้ทันเมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าในคลังสินค้า
- ระบบจะลงทะเบียนสินทรัพย์ให้ทันที และสร้างรายการ Invoice ให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับสินค้าเข้าคลัง
ระบบสินค้าคงคลัง ประกอบด้วย:
ระบบการจัดการเงินสด (Cash Management System)
- ช่วยให้บริษัทสามารถประมาณการและจัดการเกี่ยวกับระบบเงินสดได้รวดเร็วขึ้น โดยดูจากข้อมูลของการรับสั่งสินค้า และจาก Invoice ของการซื้อและขาย
- ระบบจะมีการประมวลผลทั้งในด้านการรับและจ่ายเงินสด เช็ค โอนเงิน ฯลฯ และสามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละรายการได้เช่นเลขที่เอกสาร เงื่อนไขการจ่ายชำระ
- สามารถกระทบยอดรายการที่เกิดขึ้นจริงกับรายการที่เกิดขึ้นกับธนาคารได้โดยผู้ใช้บันทึกรายการ Statement ของธนาคาร หรือโอนข้อมูล Statement ได้
ระบบงบประมาณ (Budgeting System)
เป็นระบบที่สำคัญเพื่อใช้ในการกำหนดงบประมาณที่จะใช้ในบริษัทตามโครงสร้างขององค์กรและใช้เป็นตัวเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง รวมถึงการนำไปแสดงรายงานเพื่อให้ผู้บริหารทราบเช่นงบเปรียบเทียบ เป็นต้น
ระบบสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset System)
เป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกประวัติ ติดตามความเคลื่อนไหว คำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์และสินค้าในแต่ละรายการ ซึ่งระบบจะลงทะเบียนสินทรัพย์ให้ทันทีเมื่อมีการรับสินทรัพย์หรือสินค้านั้นๆ ทั้งนี้ยังรวมถึงการออกใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรรับเงินให้กับลูกค้าเมื่อมีการจำหน่ายสินทรัพย์นั้นๆ
ระบบจะส่งข้อมูลในการคำนวณค่าเสื่อมราคาในระยะที่มีการกำหนดการบันทึกรายการค่าเสื่อมราคาไปยังระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ โดยเริ่มตั้งแต่การลงทะเบียนสินทรัพย์หรือสินค้าจนกระทั่งจำหน่ายออก
ระบบบัญชีต้นทุน (Cost Accounting System)
เป็นระบบที่ให้ควบคุมต้นทุนต่างๆ ที่เกิดขึ้นในบริษัท โดยข้อมูลและสินค้าจะมีความสัมพันธ์เป็นแบบ Parent & Child กับข้อมูลทางการเงินเพื่อใช้ในการจัดระดับของรายละเอียด ในแต่ละระดับจะสามารถออกรายงานเปรียบเทียบต้นทุนที่เป็นประมาณการและต้นทุนที่ใช้ไป ซึ่งการบันทึกต้นทุนที่เกิดขึ้นสามารถบันทึกเป็น Cost Center, Project หรืออื่นๆ แล้วแต่ผู้ใช้
ระบบผู้บริหาร (Executive Decision System)
เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถออกแบบรายงานต่างๆ ได้ตามเอง